プライバシーポリシー｜平川社会保険労務士事務所（千葉県市川市）

お客様の大切な個人情報を守り、安心して当事務所サービスをご利用頂くための「平川社会保険労務士事務所」における取り組みについてご説明します。

個人情報保護方針

平川社会保険労務士事務所（以下「当事務所」という）は、社会保険労務士としての労働社会保険諸法令に基づく各種手続、労務に関する相談、給与計算代行等の事業を行っております。
当事務所は企業活動及び社会貢献の使命達成のため取引先企業やお客様、および当事務所従業者からお預かりした特定個人情報を含む個人情報は、その取扱いに関しまして本個人情報保護方針を定め、厳正な管理のもとでその責務を履行してまいります。

当事務所方針

当事務所は、事業目的遂行のため、利用目的を明確化した上で、適切な方法での取得、利用、提供などを行い、取得した個人情報は利用目的の範囲内の利用とし、目的外の利用を行わない様に措置を講じます。
当事務所は、取扱う個人情報の全てにおき個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
お預かりした個人情報の一部又は全部を委託する場合は、管理水準の基準を満たした企業及び個人を選定し、契約を行い、適切な措置と管理を講じます。
当事務所は、個人情報の漏洩、滅失，き損及び破壊などの危険な状況に対し十分に安全防止管理及び対策を行い、是正措置を講じます。
当事務所は個人情報をお預かりした本人からの個人情報の開示等のご要請にお答えし対応します。
苦情のご相談に対してはご相談窓口を設け、誠意を持ち迅速に対応をいたします。
当事務所は、当事務所の個人情報マネジメントシステムを継続的に見直すとともに随時改善に取り組んでまいります。

当事務所の個人情報マネジメントシステムは日本工業規格JIS Q 15001：2017に準拠しております。
個人情報の取扱い、その他詳細項目は、以下の項目に掲載しております。

制定日： 2006年 1月20日
最終改定日： 2016年10月 1日
平川社会保険労務士事務所
代表平川弘二

個人情報のお取扱いにつきまして

当事務所は個人情報保護の取り組みの一環として、個人情報のお取扱いにつきまして、以下の通り掲載いたします。
（JIS Q 15001：2017に準拠しています。）

個人情報のお取扱い

個人情報取り扱い事業者の名称と個人情報保護管理者

平川社会保険労務士事務所
個人情報保護管理者所長平川弘二
共同利用について

当事務所は、個人情報の共同利用はございません。
直接ご本人様から取得させていただく個人情報の利用目的

当事務所が、直接ご本人様より取得させていただくもので、主に同意書、同意文書、ウエブ上では同意の確認ボタンなどで同意を得た上でご提供いただく情報を指しています。
当事務所では取得情報項目と利用目的を以下に記載いたします。この取得方法で得られた個人情報に関しましては、本人の権利として、開示などが必要な場合は遅滞なくお知らせすることが可能です。詳細は開示の項目をご覧ください。
（例外事項により、開示事項の一部あるいは全部の開示に対応できない場合がございます。）
- お取引先様などの情報
  
  【利用目的】
  当事務所が受託した取引内容を履行するため及び諸事項の連絡のため
- 応募者の情報
  
  【利用目的】
  採用業務のため
- 従業者等の情報
  
  【利用目的】
  「番号法」に基づく個人番号関係事務（家族に関する情報を含む）のため、人事・労務などの管理業務のため
ご本人から直接取得させていただくもの「以外」の個人情報について

上記３．以外の方法で取得した個人情報で、主に当事務所の取引顧客様などから依頼を受け業務の一部または全部について履行するために必要に応じてお預かりした個人情報を指します。
利用目的は以下の通りです。
- 当事務所の取引先様から、委託を受けたデータなど
  
  【利用目的】
  お取引様が当事務所へ委託された当該業務などを遂行するため
第三者提供について

当事務所では、第三者提供につきましては本人の同意がある場合及び、法などの例外がある場合を除きございません。同様に個人情報を加工など行うこと及び、これを第三者に提供することも本人の同意がある場合と法などの例外がある場合を除きございません。
個人情報の保存期限、廃棄など

お預かりしました個人情報は、法定保管年数の保有を行います。その後の廃棄は厳重に処分及びデータの廃棄を実施してまいります。
個人情報保護に関する苦情相談及びお問合せ先

当事務所における個人情報保護の取組みに関するご質問やご不明な点、苦情のご相談、その他のお問合せにつきましては、当事務所「個人情報ご相談窓口」までご連絡ください。

開示対象個人情報の開示等について

当事務所は個人情報保護の取り組みの一環として、個人情報に関する公表すべき事項を以下の通り掲載いたします。
（JIS Q 15001：2017に準拠しています。）

保有個人データの開示について

個人情報の開示などのご請求

個人情報の開示等につきましては個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）に規定されるもの及びJIS Q 15001に規定されている、保有個人データの開示、利用目的の通知、個人情報の訂正・追加・削除、個人情報の利用停止・消去・第三者提供の停止をいいます。
ご請求の対象となる個人情報は、当事務所が開示等の権限を有する個人情報に限ります。
1. 開示等のご請求のお申し出先
  
  個人情報の開示等のご請求のお申出は、当事務所の個人情報ご相談窓口に、直接お願いします。
  以下２．～５．は、当事務所個人情報ご相談窓口に開示等ご請求いただく場合の手続きなどを記載しています。
2. 開示等のご請求の際にご提出いただく書面
  
  個人情報の開示、利用目的の通知、個人情報の訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止など必要事項を「保有個人データ開示等請求書」にご記入のうえ、当事務所個人情報ご相談窓口まで、郵送にてお申し込みください。保有個人データ開示等請求書は当事務所に直接ご請求ください。
  ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
3. 個人情報の開示、利用目的の通知のご請求にかかる手数料
  
  個人情報の開示、利用目的の通知につきまして、１回のご請求ごとに、手数料として1,200円（消費税込み）を徴収させていただきます。開示請求書または利用目的通知請求書を郵送する際に、1,200円分の切手または郵便定額小為替を必ず同封してください。
  ※「郵便定額小為替」は郵便局で発行しています。小為替発行の際の手数料はお客様のご負担となります。紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。
4. 開示等のご請求ができる方
  
  開示等のご請求ができる方は以下のとおりとさせていただきます。
  1. ご本人様（開示などの対象となる個人情報で特定される方）
  2. 代理人様（ご本人様より委任された方、または親権者などの法定代理人）
5. ご本人様、代理人様の確認のための書類
  
  開示等のご請求の際に、ご請求された方がご本人様、または代理人様であることを確認するための書類をご提出いただきます。（委任状など）
  1. 開示等をご請求される方がご本人様の場合次のいずれか１点の添付をお願いいたします。
    - 運転免許証、各種健康保険証、住民票の写し（作成日より３ヶ月以内）などのどれか１点
    - 学生証または生徒手帳の写し
    - 外国人登録証明書の写し
    - 国家資格証
    ※本籍地やマイナンバー情報は塗りつぶした上添付してください。
  2. 開示等をご請求される方が代理人様の場合
    上記書類のいずれか１点とご本人様による委任状（ご本人様による捺印と当該印鑑の印鑑登録証明書をご提出ください。代理人様が親権者などの法定代理人の場合は、ご本人様との関係がわかるものをご提出ください。又、弁護士などの有資格者の場合はその職業名と登録番号を記載ください。）
    ※本籍地やマイナンバー情報は塗りつぶした上添付してください。
開示方法

開示請求があった内容を開示する場合は、郵送にて行います。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
その他

当事務所は、個人情報保護の取組みのさらなる向上を図るため、または法令その他の規範の変更などに対応するため当事務所の個人情報保護方針、開示などの手続きなどにつきまして、予告なく変更する場合がございます。
個人情報保護に関する苦情相談及びお問合せ先

当事務所における個人情報保護の取組みに関するご質問やご不明な点、苦情のご相談、その他のお問合せにつきましては当事務所、「個人情報ご相談窓口」までご連絡ください。

個人情報ご相談窓口

当事務所における個人情報保護の取組みに関するご質問やご不明な点、苦情のご相談、その他のお問合せにつきましては下記までお問い合わせください。尚、当事務所では、個人情報に関するお問い合わせについて、内容に齟齬をきたすことを防止する目的で、お電話での対応は行っておりません。申し訳ございませんが予めご了承ください。

〒272-0023 千葉県市川市南八幡3-8-10-401 KY・BLD7
メールアドレス：contact@hirakawa-sr.jp
FAX：047-324-8857
（受付時間：24時間 / お問い合わせへの回答は、土日祝祭日を除く、当事務所営業日となります。）

お問い合わせ窓口

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

平川社会保険労務士事務所個人情報問合せ窓口
〒272-0023 千葉県市川市南八幡3-8-10-401 KY・BLD7
メールアドレス：contact@hirakawa-sr.jp
FAX：047-324-8857
（受付時間：24時間 / お問い合わせへの回答は、土日祝祭日を除く、当事務所営業日となります。）

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体事務局

住所

〒106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号　六本木ファーストビル内

電話番号

03-5860-7565
0120-700-779
【当事務所の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。】

個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
個人データの取扱いに係る規律の整備

保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
組織的安全管理措置
1. 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
2. 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
人的安全管理措置
1. 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
2. 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
物理的安全管理措置
1. 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
2. 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
技術的安全管理措置
1. アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
2. 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

平川社会保険労務士事務所はプライバシーマーク付与事業者です。